چگونه عمر چاپگر را بیشتر کنیم؟
چند نکته مهم برای استفاده حداکثری از چاپگر اداری:
چاپگر موجود در دفتر شما ماندگاری بسیار طولانی دارد. بسته به نحوه استفاده کارمندان از آن، پیچیدگی کارهای چاپ، نوع مواد مصرفی و جوهر مورد استفاده، و برنامه تعمیر و نگهداری شما، می توانید انتظار داشته باشید که اکثر چاپگرهای مدرن سال ها یا حتی دهه ها عمر کنند.
خوشبختانه، راهی برای افزایش طول عمر هر چاپگری با پیروی از چند روش برتر وجود دارد که برخی از آنها مدت‌هاست موثر شناخته شده‌اند، اما تعدادی نیز ممکن است شما را شگفت‌زده کنند.
در حالی که امیدواریم هر مدل و ساخت چاپگر برای ماندگاری ساخته شده باشد، چند مرحله وجود دارد که به کارمندان این اطمینان را می دهد که کارهای اضافی را بی جهت چاپ نمی کنند، و هکرها به احتمال زیاد از راه دور آسیب وارد نمی کنند (که حتی می تواند باعث شود چاپگر غیرقابل کار شود)، و کارمندان بیشترین استفاده را از دستگاه می‌کنند بدون اینکه تلاشی برای چاپ به روش‌هایی داشته باشند که باعث آسیب شود.
1. از کاغذ با کیفیت بالا استفاده کنید
یکی از هوشمندانه ترین راهبردها از نظر افزایش عمر چاپگر، اطمینان از استفاده از کاغذ با کیفیت بالا است.
این امر نه تنها تضمین می‌کند که کاغذ در چاپگر گیر نمی‌کند و باعث آسیب نمی‌شود، بلکه جوهر به کاغذ می‌چسبد و به طور موثر چاپ می‌شود. کاغذ بی کیفیت تمایل به پاره شدن یا ایجاد مشکلات جوهر دارد که می تواند در مدت زمان طولانی مضر باشد.
مهمتر از آن، استفاده از کاغذ با بهترین کیفیت روی هدهای چاپ و کارتریج های جوهر راحت تر است.
2. فقط از کارتریج های جوهر با کیفیت بالا استفاده کنید
استفاده از کارتریج‌های جوهر بی‌نام تجاری در هر چاپگری وسوسه‌انگیز است و تطبیق آن با کاغذ بی‌کیفیت، فاجعه خواهد بود.
هر چاپگری از استفاده از مواد مصرفی با کیفیت بالا سود می برد. هنگامی که جوهر به طور خاص توسط سازنده ساخته شده است یا به طور رسمی تایید شده است، به این معنی است که احتمال کمتری وجود دارد که جوهر به چاپگر نشت کند یا به هد چاپ آسیب برساند.
همراه با کاغذ با کیفیت بالا، می توانید انتظار داشته باشید که چاپگر در طول زمان به مراتب بیشتر دوام بیاورد.
3. قرارداد با ارائه دهنده خدمات منظم
در مورد تعمیر و نگهداری منظم و برنامه ریزی شده چاپگر، دو مزیت اصلی وجود دارد.
یکی از مزایای آشکار انجام تعمیرات، تمیز کردن دستگاه و اطمینان از به روز بودن سیستم عامل است. یک چاپگر که به خوبی نگهداری شده باشد عمر بیشتری خواهد داشت.
مزیت دوم این است که تعمیر و نگهداری قراردادی و برنامه ریزی شده چاپگر از نظر جستجوی هر گونه مشکل تکراری ایده آل است. پرسنل تعمیرات می توانند به دنبال مشکلاتی باشند که ممکن است باعث آسیب (کوتاه مدت یا طولانی مدت) شود و مشکلاتی را که ممکن است باعث شود چاپگر به اندازه طولانی دوام نیاورد را حل کنند.
4. از زمان های حالت آماده به کار کوتاه تر استفاده کنید
پیشنهاد دیگر برای ماندگاری بیشتر چاپگر این است که از تنظیماتی استفاده کنید که دستگاه را زودتر در حالت آماده به کار قرار دهد. برخی از دستگاه‌ها به شما امکان می‌دهند مدت زمانی را که طول می‌کشد تا چاپگر در حالت آماده به کار قرار گیرد، تنظیم کنید، و برخی حتی به شما اجازه می‌دهند تا تنظیم کنید که چاپگر فقط صفحه نمایش را کم‌نور می‌کند و سپس در نهایت به حالت آماده به کار کامل می‌رود.
هنگامی که از این تنظیمات استفاده می کنید، می توانید فاصله زمانی را تنظیم کنید – مثلاً بعد از پنج دقیقه یا بعد از 20 دقیقه در حالت آماده به کار قرار بگیرید. استفاده از فاصله زمانی کوتاه‌تر برای حالت آماده به کار می‌تواند به دستگاه‌ها کمک کند تا دوام بیشتری داشته باشند، زیرا آنها برق دریافت نمی‌کنند، به این معنی که تمام قطعات داخلی انرژی مصرف نمی‌کنند و کمتر به تعمیر نیاز دارند.
5. فرآیند اتوماسیون گردش کار خود را بهبود بخشید
ممکن است نامربوط به نظر برسد، اما یک فرآیند خودکارسازی گردش کار هوشمند می‌تواند چاپگر را طولانی‌تر کند. دلیل این امر این است که این فرآیند باید به گونه ای طراحی شود که به کارمندان کمک کند تا از زیرساخت های چاپ شما در شرکت حداکثر استفاده را ببرند، مشاغل را هماهنگ کنند، آنها را برای بهترین تولید طراحی کنند و حتی ضایعات و کارهای چاپ اضافی را حذف کنند. هر چه کارکنان بیشتر بدانند چه چیزی چاپ خواهد شد و چگونه باید سازماندهی شود، چاپگر کار کمتری باید انجام دهد.
در اینجا مثالی از نحوه کار آن آورده شده است. فرض کنید بخش بازاریابی در شرکت شما در حال ایجاد یک بروشور جدید است. فرآیند اتوماسیون گردش کار به کارمندان کمک می کند اسناد را سازماندهی کنند، تصور کنند که چگونه پس از تولید نهایی مراقبت می کنند و کارهای چاپ را به عنوان یک تیم هماهنگ می کنند. این بدان معناست که خروجی‌های نهایی به چاپگر (یا مواد مصرفی) مالیات نمی‌دهند.
6. کارمندان را در مورد نحوه استفاده از چاپگر آموزش دهید
یکی دیگر از نکات مربوط به دوام بیشتر چاپگر مربوط به آموزش کارکنان است.
همه ما قبلاً این را دیده‌ایم – یک کار چاپ اشتباه پیکربندی شده است و یک کارمند نمی‌داند از کدام تنظیمات استفاده کند و باعث آسیب یا مشکلات دستگاه می‌شود.
با آموزش کارمندان برای استفاده از چاپگر، مطمئن خواهید شد که می دانند از چه ویژگی هایی استفاده کنند و چگونه از دستگاه حداکثر استفاده را ببرند، اما همچنین عمر دستگاه را افزایش می دهید زیرا اکثر (اگر نه همه) کارهای چاپ پیکربندی می شوند. به درستی.
مزیت جانبی در اینجا این است که کارمندانی که می دانند چگونه از چاپگر استفاده کنند، در واقع کارهای چاپی کمتری ایجاد می کنند که به نوبه خود باعث دوام بیشتر چاپگر می شود.
7. امنیت چاپگر را حفظ کنید
ممکن است فکر نکنید که امنیت با طول عمر چاپگر مرتبط است، اما این دو به هم مرتبط هستند. هنگامی که سخت‌افزار را به‌روزرسانی می‌کنید، امنیت شبکه را حفظ می‌کنید و مطمئن می‌شوید که دستگاهی نمی‌تواند توسط هکرها نفوذ کند، همچنین به این معنی است که از عمر طولانی‌تر دستگاه اطمینان می‌دهید.
دلیل آن این است که در صورت ایجاد نفوذی از طریق چاپگر، ممکن است چاپگر به عنوان بخشی از پروتکل‌های امنیتی از سرویس حذف شود یا حتی از بین برود.
و اگر اقدامات امنیتی را رعایت کنید، به این معنی است که هکرها نمی توانند از راه دور به چاپگر نفوذ کنند و به دستگاه آسیب وارد کنند یا حتی آن را غیرقابل استفاده کنند.
به طور کلی، این مراحل تضمین می‌کنند که چاپگر به‌طور نادرست یا به‌گونه‌ای استفاده نمی‌شود که هزینه‌های غیرضروری از دستگاه دریافت نمی‌کند. متوجه خواهید شد که کارمندانی که به خوبی آموزش دیده اند از ویژگی ها و تنظیمات حداکثر استفاده را خواهند کرد و با استفاده از کاغذ و جوهر با کیفیت بالا می توانید عمر هر چاپگری را افزایش دهید. این باعث می شود سرمایه گذاری اولیه در فناوری چاپگر برای هر شرکتی ارزشمندتر شود.
