نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب

نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب

امروزه در محیط های کاری برای کنترل سریعتر، راحت تر و در عین حال دقیق تر ورود و خروج کارکنان از دستگاه های حضور و غیاب استفاده می شود. این دستگاه ها با ثبت اطلاعات مربوط به تردد کارکنان به کارفرمایان در جهت محاسبه حقوق، بررسی راندمان کارکنان و نیز برنامه ریزی بهتر کمک شایانی می نمایند. در ادامه شما را با نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب آشنا می کنیم.

برای آگاهی بیشتر نسبت به دستگاه های حضور و غیاب می توانید به اینجا مراجعه نمایید.

برای دیدن انواع دستگاه های حضور و غیاب نیز می توانید این مطلب را بخوانید.

دستگاه حضور و غیاب

در ادامه به برخی از نکاتی که هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب مهم هستند اشاره می کنیم.

1- هزینه:

اولین نکته ای که باید در نظر گرفت مقدار بودجه شماست. دستگاه های کارتی معمولا مقرون به صرفه تر هستند و هزینه تعمیرات آن ها پایین تر است ولی در عین حال امنیت پایین تری دارند. از طرفی دستگاه های اثر انگشتی امنیت بیشتری نسبت به مدل کارتی ارائه می کنند ولی هزینه بالاتری دارند. دستگاه های تشخیص چهره جزء گرانترین ها هستند ولی امنیت بالایی دارند و برای محیط هایی که اثر انگشت کارکنان در معرض آسیب است مناسب می باشند. پس باید با توجه به هزینه ای که می خواهید بکنید بهترین مدل را برای محیط کار خود انتخاب نمایید.

2- تعداد کارکنان:

هنگام خرید بایستی تعداد کارکنان و زمان شیفت ها را مدنظر قرار داد. به عنوان مثال کارخانه ای با 300 پرسنل را در نظر بگیرید که زمان شروع شیف تمام کارکنان آن 7 صبح باشد و دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در آن جا نصب شده باشد. اگر بطور میانگین هر کدام از پرسنل 4 ثانیه برای ثبت اثر انگشت خود زمان لازم داشته باشند نفر آخر بایستی 20 دقیقه در صف معطل بماند. بنابراین در این کارخانه بیش از یک دستگاه لازم است.

3- حافظه:

ظرفیت حافظه دستگاه از مواردی است که قبل از خرید حتما بایستی بررسی شود. هر چه تعداد کارکنان بیشتر باشد به طور طبیعی حافظه دستگاه زودتر پر می شود. پس باید حافظه دستگاه به مقداری باشد که بتواند اطلاعات تردد کارکنان را به مدت مورد نیاز در خود ذخیره کند. به ظرفیت بخشی از حافظه دستگاه که اطلاعات مربوط به کد، اثر انگشت یا چهره کارکنان نگهداری می شود نیز باید دقت نمود. مثلا اگر دستگاه ظرفیت نگهداری 1000 اثر انگشت را داشته باشد و شما بخواهید از برای هر کدام از کارکنان دو اثر انگشت ثبت نمایید حداکثر می توانید اثر انگشت 500 نفر را ذخیره کنید. البته این مورد معمولا در محیط های بزرگ مهم می باشد.

4- نرم افزار:

دستگاه های حضور و غیاب دارای نرم افزارهایی هستند که اطلاعات ثبت شده را دسته بندی و به کارفرما ارائه می نمایند. این نرم افزارها در دو دسته تحت وب و ویندوز قرار می گیرند.

نرم افزار تحت وب عملکردی مبتنی بر وب دارد و برای کارکرد صحیح آن نیاز به اینترنت است. در این نرم افزار کارفرما می تواند در هر مکان و زمان و با هر وسیله ارتباطی با اتصال به اینترنت وارد نرم افزار مجموعه خود شود و به اطلاعات تردد کارکنان دسترسی پیدا کند. امروزه که گوشی های هوشمند فراگیر شده اند پس اتصال گوشی به اطلاعات دستگاه حضور و غیاب می تواند عامل مهمی در انتخاب باشد.

دستگاه هایی که از نرم افزار ویندوزی استفاده می کنند نرم افزارشان بر روی رایانه‌های مختلف نصب می شود و کارفرما با استفاده از رایانه به پردازش اطلاعات تردد کارکنان می پردازد. نرم افزارهای ویندوزی نیاز به اتصال به اینترنت ندارد.

از طرفی شرکت ها و مجموعه های مختلف ممکن است قوانین متفاوتی در زمینه تاخیر، غیبت، اضافه کار، مرخصی، ماموریت و … داشته باشند. بنابراین نرم افزار دستگاه بایستی رابط کاربری آسانی داشته باشد و براحتی بتوان آن را شخصی سازی کرد. همچنین بایستی به این نکته توجه نمود که آیا نرم افزار تمام نیازهای شما را در خود جا داده است یاخیر. همینطور باید دید که نرم افزار دستگاه قابلیت ارتباط با دیگر نرم افزارها را دارد یا خیر.

5- ارتباط:

نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب برای خواندن اطلاعات ترددها مهم است. این ارتباط می تواند بوسیله پورت Usb، شبکه بی سیم و یا راه های دیگری باشد. بنابراین بایستی امکانات مجموعه برای ارتباط با دستگاه در نظر گرفته شود.

6- باتری:

گاهی اوقات ممکن است که برق برود. پس بهتر است دستگاه شما برای چنین مواردی دارای باتری باشد. بررسی شود که دستگاه باتری دارد یا نه؟ و چه میزان می تواند باتری را نگه دارد.

7- محیط کار:

نکته دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد شرایط محیط کار است. به عنوان مثال در برخی از مجموعه ها مانند برخی از کارخانه هایی که کارکنان با مواد شوینده یا روغنی کار می کنند راهی وجود ندارد که کارکنان هنگام استفاده از دستگاه از داشتن دست های کثیف جلوگیری کنند. اگر انگشت کثیف باشد، دستگاه نمی تواند اثر انگشت را با داده های موجود در پایگاه داده مطابقت دهد. بنابراین در چنین محیطی استفاده از دستگاه اثر انگشتی گزینه مناسبی نیست.

منتظر نظرات شما دوستان هستیم.

منبع:

midextimeandattendance