پرینتر, مقاله ها

تجزیه و تحلیل چاپگر چیست؟

تجزیه و تحلیل چاپگر چیست؟

تجزیه و تحلیل چاپگر چیست؟

هر آنچه که باید در مورد دریافت اطلاعات بیشتر از چاپگر خود بدانید.

 

یک اصل اساسی کسب و کار مربوط به جمع آوری اطلاعات وجود دارد که امروزه بیش از هر زمان دیگری صادق است – بهترین تصمیم ها همیشه بر اساس بهترین داده ها است. وقتی اطلاعات کافی جمع آوری کنید، می توانید تصمیمات آگاهانه تری بگیرید که منجر به موفقیت بزرگ می شود.

خوشبختانه، تجزیه و تحلیل داده ها در حال حاضر به همه زمینه های کسب و کار، از جمله تجزیه و تحلیل چاپگر، رسیده است. ایده اصلی در اینجا بررسی نحوه استفاده از چاپگرها، تعداد چاپی که کارمندان انجام می دهند، تعداد دفعات استفاده از دستگاه ها در مناطق خاص، نظارت بر مصرف جوهر و کاغذ در شرکت شما و چندین عامل دیگر است که می تواند به شما کمک کند بهترین استفاده را ببرید.

تجزیه و تحلیل چاپگر به بخشی حیاتی از استراتژی تحول دیجیتال تبدیل شده است زیرا به شرکت ها کمک می کند تا گردش کار خود را تجزیه و تحلیل کنند و تأثیر فناوری جدید را مطالعه کنند. یک مثال از این موضوع مربوط به استاندارد جدید W-Fi 6 است. با تجزیه و تحلیل چاپگر، یک شرکت می تواند تجزیه و تحلیل کند که چگونه این استاندارد سریعتر و قابل اعتمادتر به بهبود گردش کار برای چاپ کمک می کند. اگر فناوری جدید روند چاپ را تا حد زیادی بهبود بخشد، یک شرکت می تواند تصمیم بگیرد که روی آن سرمایه گذاری بیشتری کند.

تجزیه و تحلیل چاپگر به دو دسته تقسیم می شود. در یک سطح خرد، شما مشخصاتی مانند تعداد دفعات چاپ کارمندان و دستگاه‌هایی که اغلب استفاده می‌کنند را تجزیه و تحلیل می‌کنید. این به شما کمک می کند یک استراتژی چاپگر و گردش کار ایجاد کنید. ممکن است تصمیم بگیرید یک گزارش تحلیلی تهیه کنید که فقط یک تیم یا بخش و تعداد دفعات چاپ آنها را در یک دستگاه تجزیه و تحلیل کند.

 

در سطح کلان، تجزیه و تحلیل شما همچنین باید شامل خلاصه ها و یافته های کلی باشد که به شما کمک می کند یک استراتژی تجاری برای همه حوزه های شرکت و برای همه بخش ها ایجاد کنید. و، این خلاصه ها ممکن است به یک تلاش کلی تحلیلی تبدیل شوند. این بدان معناست که خلاصه‌های تجزیه و تحلیل چاپگر می‌توانند بخشی از تجزیه و تحلیل شما برای ذخیره‌سازی اسناد، امنیت، شبکه‌سازی و حتی استفاده از وب باشند و همچنین درک بهتری از تمام عملیات تجاری داشته باشید.

 

چگونه تجزیه و تحلیل چاپگر می‌تواند به یک شرکت کمک کند?

1. قرار دادن چاپگرها و استفاده
یکی از جالب‌ترین مثال‌هایی که چگونه تجزیه و تحلیل چاپگر می‌تواند به یک شرکت کمک کند، مربوط به قرار دادن واقعی دستگاه‌ها در یک ساختمان اداری است. مجموعه ای غنی از داده ها وجود دارد که می توانید تجزیه و تحلیل کنید که بر استراتژی گردش کار شما تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل چاپگر می تواند به شما کمک کند کشف کنید که یک چاپگر در بخش بازاریابی بسیار دور از کارمندان است. ممکن است متوجه شوید که آنها از یک مدل سطح بالاتر استفاده می کنند که به محل کارشان نزدیک تر است و می توانید استفاده از یک چاپگر را در یک تیم کوچک با دستگاه مشابهی که توسط یک تیم بزرگتر استفاده می شود مقایسه کنید. این به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا باید چاپگرهای بیشتری اضافه کنید یا استراتژی گردش کار خود را تنظیم کنید.

توجه به این نکته مهم است که تجزیه و تحلیل چاپگر باید یک فعالیت مداوم باشد، نه کاری که هر چند وقت یکبار انجام دهید. عادات کارمندان تغییر می کند و استراتژی تجزیه و تحلیل چاپگر مداوم به این معنی است که شما به طور معمول پیگیری می کنید که از کدام چاپگرها بیشتر استفاده می شود، کدام دستگاه ها کمتر مورد استفاده قرار می گیرند و چگونه هر تیم در شرکت شما بیشترین استفاده را از همه چاپگرها می برد.

2. خروجی جوهر و کاغذ
در ارتباط با قرار دادن و استفاده از چاپگرها، تجزیه و تحلیل ها می توانند به شرکت ها کمک کنند تا سطح مواد مصرفی مانند کارتریج جوهر و کاغذ مورد استفاده را تعیین کنند. این مرحله در تجزیه و تحلیل چاپگرهای شما ممکن است به استفاده از نرم‌افزار شخص ثالث یا شبکه تدارکاتی که در حال حاضر استفاده می‌کنید نیاز داشته باشد (مثلاً تجزیه و تحلیل مصرف کاغذ در ارتباط با سفارش دادن لوازم).

بسیاری از چاپگرها برخی از داده های تحلیلی را ارائه می دهند، مانند تعداد چاپ در یک هفته یا ماه معین. تجزیه و تحلیل چاپگر اغلب تمرینی برای همبستگی داده ها است. به عنوان مثال، یک استراتژی تجزیه و تحلیل خوب چاپگر، تعداد کل پرینت ها را در مقایسه با استفاده از کارتریج جوهر از نزدیک بررسی می کند و این نتایج را با تعداد دفعات استفاده کارکنان از چاپگرهای مجاور مقایسه می کند.

3. نگرانی های امنیتی
هر استراتژی مرتبط با تجزیه و تحلیل چاپگر باید نگاهی دقیق به امنیت چاپگر داشته باشد. این بخش مهمی از تجزیه و تحلیل است، زیرا هکرها به یک شرکت نفوذ کرده و داده ها را از طریق چاپگرها سرقت می کنند (زیرا گاهی اوقات به عنوان نقطه دسترسی غیرمجاز نادیده گرفته می شوند).

تجزیه و تحلیلی که برای امنیت انجام می دهید، به امنیت شبکه ای که مستقر کرده اید، امنیت چاپگر محلی (مانند استفاده از بیومتریک در دستگاه یا یک کد پین) و گردش کار مربوطه که تعیین می کند چگونه کارمندان اسناد را تولید کرده و آنها را چاپ می کنند، از نزدیک نگاه می کند. . داده های جمع آوری شده در اینجا می تواند به شما در ایجاد استراتژی امنیتی چاپگر کمک کند.

4. اتوماسیون گردش کار
جدا از تجزیه و تحلیل مربوط به نحوه استفاده از چاپگرها (و محل استفاده از آنها) و همچنین جدا از تجزیه و تحلیل استفاده از جوهر و کاغذ، اتوماسیون گردش کار نیز باید بخشی از تجزیه و تحلیل چاپگر شما باشد. اگرچه به نظر می رسد که مستقیماً به هم وابسته نیست، مهم است که تجزیه و تحلیل کنید که چگونه استفاده از چاپگر بخشی از گردش کار کلی شما برای تجارت شما می شود. برای مثال، ممکن است نحوه ذخیره و ایمن بودن اسناد و سپس نحوه چاپ آنها را تجزیه و تحلیل کنید.

تجزیه و تحلیل کل گردش کار، که ممکن است شامل ویرایش اسناد، خروجی چاپ در همه دستگاه‌ها، و بایگانی و دفع نهایی مواد چاپگر باشد، مهم است. مانند هر تجزیه و تحلیل امنیتی، باید تمام سناریوهای ممکن برای نحوه چاپ کارمندان را پوشش دهد.

5. خرج کردن
البته، شرکت‌ها علاوه بر تجزیه و تحلیل چاپگر شما که به استفاده، مواد، امنیت و گردش کار اسناد می‌پردازد، باید تمام هزینه‌های مربوط به چاپگرها را نیز تجزیه و تحلیل کنند. این تمرین جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند اطلاعات زیادی در مورد هزینه‌های دستگاه‌های مختلف مورد استفاده در یک دفتر و نحوه ارتباط آن هزینه با استفاده از کاغذ و کارتریج جوهر ارائه دهد.

 

 

یک بار دیگر، تجزیه و تحلیل چاپگر معمولاً شامل گزارشات و تجزیه و تحلیل داده های خاص برای هزینه های بخش یا تیم، و همچنین خلاصه ای از تمام هزینه های مربوط به چاپگر است.

در پایان، تجزیه و تحلیل چاپگر اغلب چند وجهی است، زیرا شرکت‌ها دستگاه‌های بسیار متفاوتی دارند، از چاپگرهای موبایلی که در یک ایستگاه کاری جداگانه روی آن قرار دارند تا چاپگرهای اداری که توسط صدها کارمند استفاده می‌شوند.

تجزیه و تحلیل استفاده از چاپگر و گردش کار ممکن است کمی پیچیدگی داشته باشد، اما در نهایت، نتیجه این است که شما داده های بسیار بهتری برای تصمیم گیری در مورد فناوری جدید، افزودن دستگاه های بیشتر و بهبود گردش کار اداری خود دارید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *